Efnisstefna

Mynd búin til í CoPilot með skipuninni Women webmaster in Reykjavík city.

Mikilvægt er að gera efnisstefnu fyrir hvern vef og ætti það að vera hluti af undirbúningi fyrir nýjan vef að gera slíka stefnu, en ef hún hefur ekki verið gerð þegar vefurinn er gefinn út þá er samt nauðsynlegt að gera hana, því mikilvægt er að hafa slíka stefnu þegar vefir eru t.d. endurskipulagðir og auðvitað líka gott plagg til að hafa við viðhald á vef, sem er jú verkefni sem er stöðugt í gangi. En hvað er efnisstefna og hvað þarf hún að innihalda?

Saga efnisstefnunar

Halvorson skrifaði árið 2008 að fólkið sem vinnur með vefina hafi í 15 ár talað um notendaupplifun, upplýsingaarkitektúr, vefkerfi, lýsigögn, notendarannsóknir og fleira. En við höfum ekki talað um aðalatriðið, kjötið, það er innihaldið. Við eigum að hætta að hugsa að innihaldið sé vandamál einhvers annars, það sé kominn tíma til að láta innhaldið skipta máli. Síðan þá hefur umfjöllun og áhersla á efnisstefnuna vaxið.

Hver er tilgangur efnisstefnu

Efnisstefna tengir efni stofnunar/fyrirtækis við markmið stofnunar/fyrirtækis og þarfir notenda, allt það sem gert er eða sett á vefinn á að samræmast stefnunni. Efnisstefna býr til tengsl á milli eftirfarandi fjögurra atriða, öll þessi atriði hafa áhrif á efnið sem búið er til fyrir vefinn (Halvorson, e.d.).

Atriðin fjögur samkvæmt Halvorson (e.d.):

1. Notendahönnun, hverjir eru notendurnir og hverjar eru þarfir þeirra?
2. Ritstjórnarstefna, hvaða efni þarftu að birta, hvar og hvenær þarftu að birta það?
3. Skipulag efnis, hvernig á efnið að vera skipulagt svo notandinn finni það?
4. Verkferlar og stjórnun efnis. Hvernig fer efnið um stofnunina/fyrirtækið, hvaða staðlar, vinnureglur og fleira eiga við sem tryggir gæði og áreiðanleika efnisins?

Efnið á vefnum er það nauðsynlegasta fyrir vefinn, það er ástæðan fyrir því að notandinn finnur síðuna og kemur aftur, því er nauðsynlegt að hafa efnisstefnu. Vefverkefni snúast oft bara um hönnun og virkni vefsins en ekki um efnið, en góð hönnun og virkni getur ekki bjargað vef sem hefur lélegt efni. Við förum á síðu út af innihaldi hennar en ekki af því að hún er vel hönnuð og hefur góða virkni, en góð hönnun og góð virkni getur hjálpað vef sem hefur gott og vel skipulagt efni. Góð efnisstefna spyr okkur hvers vegna þetta efni? síðan hvernig komum við því á framfæri? og svo hvað þarf notandinn? (Coletto, 2015). Skoðum aðeins þessi atriði og fleiri í næsta kafla.

Hvað, hver, hvernig, hvers vegna, hvar og hvenær?

Í grein á Cybermedian (2022) er talað um notendasögur sem þarf að miða við þegar vefir eru hannaðir, þær þurfi að innihalda hver (who), hvað (what), hvers vegna (why). Við þurfum að hugsa hver er notandinn, fyrir hvern er vefurinn? Hvað erum við að hanna og hvað þarf notandinn? Hvers vegna erum við að hanna þetta og hvers virði er þetta efni fyrir notandann? Við þurfum að fara í gegnum þessa punkta þegar við hönnum vefi eða erum að endurhanna gamla vefi, við þurfum að skrá þetta allt niður. Svipað kemur fram á vef WordStream (2023) en þar bætist líka við: Hvar (where), hvar verður efnið lesið t.d. á tölvu, síma? Hvernig (how), hvernig eigum við að setja efnið fram og skipuleggja það? Hvenær (when), tíminn sem fer í að búa til efnið og gefa það út. Þessi fimm W (og H) er tékklisti til að fullvissa þig um að enfisstefnan þín nái yfir allt.

Eru efnisstefnur á vefjum?

Ég reyndi að finna efnisstefnur á netinu, en fann þær ekki auðveldlega, líklega eru þær ekki endilega gefnar út á ytri vef, heldur frekar hafðar innan fyrirtækja/stofnanna. Ég fann þó síður sem eru með leiðbeiningum fyrir þá sem setja efni á vefinn og er það kallað efnisstefna á þeim síðum. Eins og á vef Island.is (e.d.) er efnisstefna, þar segir að efni sem birt er á vefnum eigi að hafa skýra notendaþörf og þarf að rökstyðja af hverju það á erindi við notendur. Stefnan er fyrir alla þá sem koma að efnisvinnu fyrir Ísland.is og segir hvernig á að setja efnið fram en er ekki bein efnisstefna um hvaða efni á að vera á vefnum. Eins er efnisstefna á vef Háskóla Íslands fyrir deildir í háskólanum og einnig á vef Stjórnarráðsins fyrir vefi ráðuneytanna. En það má líklega leiða að því líkum að efnisstefnur séu frekar birtar innan stofnanna/fyrirtækja en vefstefnur birtar á ytri vefjum. En svo er líka stundum efnisstefna inni í vefstefnum.

Umræða

Ég tel að það sé mjög gott fyrir vefi og þá sem sjá um efni á vef að hafa efnisstefnu, mjög gott væri ef hún væri gerð í upphafi áður en nýr vefur er hannaður, en ef það hefur ekki verið gert, þá er mjög gott að gera efnisstefnu fyrir þann vef sem er til. Efnisstefnan tiltekur hvaða efni á að vera á vefnum og skipulag þass. Efnisstefnan hjálpar til við að viðhalda vefnum og styður við vefstjórann að halda sig innan þess ramma sem vefurinn er skilgreindur fyrir. Það styður hann líka að geta vísað í stefnuna þegar komið er með efni sem vefstjóra finnst að eigi ekki heima á vefnum, stefnan er því eins konar vinnuplagg fyrir þá sem vinna við vefinn. Einnig er mjög gott að hafa efnisstefnu þegar á að endurhanna og endurskipuleggja vef.

Eins og kemur fram hér á undan er oft meiri áhersla á hönnunina og virkni vefsins heldur en efni hans, að mínu mati ætti að vera jöfn áhersla á þetta allt þar sem þetta stiður við hvort annað, góð hönnun breytir ekki lélegu efni. Ef góð hönnun, virkni og efni tala saman þá eru miklar líkur á að það verði til góður vefur, góð efnisstefna gæti hjálpað mjög mikið við þetta. Einnig kemur fram hér að ofan að þegar gerð er efnisstefna er mikilvægt að spyrja sig spurninga og þannig búa til efnisstefnuna. Að mínu mati þarf efnisstefnan að vera lifandi og í stöðugri endurnýjun í samræmi við þróun vefsins, það þarf að viðhalda henni eins og vefnum sjálfum.

Heimildaskrá

Colletto, M. (2015). Content Strategy In Web Design & Development [myndskeið]. Vimeo. https://vimeo.com/140707821

Cybermedian (2022, 7. febrúar). User Story: 3Cs – Cybermediana. https://www.cybermedian.com/pl/user-story-3cs/Links to an external site.

Halvorson, K. (e.d.). What Is Content Strategy? Connecting the Dots Between Disciplines [Bloggfærsla]. Sótt 12. febrúar 2024, af https://www.braintraffic.com/blog/what-is-content-strategy

Halvorson, K. (2008, 16. desember). The Discipline of Content Strategy. https://alistapart.com/article/thedisciplineofcontentstrategy/

Island.is (e.d.). Efnisstefna. Sótt 8. febrúar 2024, af https://island.is/s/stafraent-island/efnisstefna

Microsoft. (2024). Create image of Women webmaster in Reykjavík city. [Mynd búin til af Copilot]. https://copilot.microsoft.com/

WordStream. (2023, 18. desember). A Beginner’s Guide to Content Strategy for the Web: 10 Things You Need to Know. https://alistapart.com/article/thedisciplineofcontentstrategy/